A. PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan atas kasih dan kebaikanNya, tim Verifikasi telah selesai melaksanakan verifikasi periode Januari -Juni 2013. Pelaksanaan verifikasi ini mengacu kepada prosedur standar operasional yang telah disepakati di periode yang lalu. Dan dengan penerapan prosedur standard ini telah memberikan hasil yang baik bagi pembukuan keuangan di Gereja kita. Adapun tujuan pelaksanaan verifikasi ini untuk transparansi dan keteraturan keuangan di GBKP Runggun Batu Aji Batam, dimana pemeriksaan keuangan ini melingkupi buku kas dan dokumen-dokumen yang menyangkut keuangan antara lain:
a. Buku Kas Diakonia
b. Buku Kas Extra
c. Bukti Pemasukan Kas
d. Bukti Pengeluaran Kas
e. Bukti setoran ke klasis
f. Bagian persepuluhan
g. Laporan ucapan syukur
h. Laporan bulanan persembahan
i. Kwitansi dan nota transaksi
a. Buku Kas Diakonia
b. Buku Kas Extra
c. Bukti Pemasukan Kas
d. Bukti Pengeluaran Kas
e. Bukti setoran ke klasis
f. Bagian persepuluhan
g. Laporan ucapan syukur
h. Laporan bulanan persembahan
i. Kwitansi dan nota transaksi
Tahapan dari pelaksanaan Verifikasi ini adalah :
a. Wawancara singkat tentang pengetahuan keuangan
b. Memeriksa kesesuaian antara transaksi dengan bukti transaksi serta nota dan kwitansi pendukungnya
c. Pengecekan akan sumber-sumber pemasukan dan ketepatan pencatatannya, misalnya : Pencatatan iuran
d. Pengecekan akan transaksi rutin disetiap buku kas dan ketepatan pencatatannya serta aturan/porsinya. Misalnya : penyetoran iuran/kolekte
e. Pengecekan kestabilan kas, dalam arti perbandingan kas setiap bulannya dan jika terjadi kekurangan (Saldo minus) akan ditelusuri penyebab serta solusinya sehingga tidak terjadi ketidaktepatan pengambilan keputusan.
a. Wawancara singkat tentang pengetahuan keuangan
b. Memeriksa kesesuaian antara transaksi dengan bukti transaksi serta nota dan kwitansi pendukungnya
c. Pengecekan akan sumber-sumber pemasukan dan ketepatan pencatatannya, misalnya : Pencatatan iuran
d. Pengecekan akan transaksi rutin disetiap buku kas dan ketepatan pencatatannya serta aturan/porsinya. Misalnya : penyetoran iuran/kolekte
e. Pengecekan kestabilan kas, dalam arti perbandingan kas setiap bulannya dan jika terjadi kekurangan (Saldo minus) akan ditelusuri penyebab serta solusinya sehingga tidak terjadi ketidaktepatan pengambilan keputusan.
Secara umum, adapun temuan-temuan masih sama dengan periode yang lalu antara lain:
a. No Refferensi yang tidak lengkap dan tidak berurutan
b. Kelengkapan transaksi yaitu tanda tangan, tanggal dan nama penerima
c. Kesalahan penjumlahan baik untuk total pemasukan dan juga pengeluaran kas serta penjumlahan total dari nota-nota transaksi
d. Masih terdapat coretan, tempelan kertas atau penggantian angka transaksi
e. Penerimaan ucapan syukur di sektor tertunda karena harus melalui tingkat pengurus Runggun
f. Berita acara serah terima tidak ada, atau tidak lengkap.
g. Kedisiplinan setoran tingkat sektor ke Runggun sampai ke Kas Bendahara Runggun.
h. Pembulatan nominal transfer pada transfer via bank
i. Untuk Perpuluhan yang dibagi 2, harus dicatatkan secara jelas dan dibuat bukti pemasukan kas untuk Diakonia dan extra
a. No Refferensi yang tidak lengkap dan tidak berurutan
b. Kelengkapan transaksi yaitu tanda tangan, tanggal dan nama penerima
c. Kesalahan penjumlahan baik untuk total pemasukan dan juga pengeluaran kas serta penjumlahan total dari nota-nota transaksi
d. Masih terdapat coretan, tempelan kertas atau penggantian angka transaksi
e. Penerimaan ucapan syukur di sektor tertunda karena harus melalui tingkat pengurus Runggun
f. Berita acara serah terima tidak ada, atau tidak lengkap.
g. Kedisiplinan setoran tingkat sektor ke Runggun sampai ke Kas Bendahara Runggun.
h. Pembulatan nominal transfer pada transfer via bank
i. Untuk Perpuluhan yang dibagi 2, harus dicatatkan secara jelas dan dibuat bukti pemasukan kas untuk Diakonia dan extra
B. EVALUASI DAN SARAN
Dari hasil verifikasi pada periode ini, kami menilai bahwa masih ada beberapa hal yang harus diperhatikan/diperbaiki agar pembukuan keuangan lebih baik lagi, antara lain:
a. Pembukuan/Iaporan keuangan tidak hanya sebatas penjumlahan dan pengurangan saja, tetapi kerapian dan ketertiban untuk penulisan adalah keharusan
b. Untuk setiap transaksi harus dicantumkan data pelengkapnya dan sesuai dengan bukti transaksi dan buku kas
c. Untuk transaksi sektor melalui tingkat Runggun, agar selalu di follow up sehingga transaksi tidak tertunda lama.
d. Apabila terjadi kekeliruan penulisan, harap agar digaris dua saja sehingga tidak perlu di tipe-ex atau di tempel kertas.
f. Standard operasional prosedur (SOP) yang telah disepakati agar dilaksanakan untuk periode selanjutnya
g. Penekanan akan berita acara pada saat serah terima harus jelas sehingga tidak ada masalah pada laporan keuangan seperti yang terjadi pada KA/KR Tanjung pinang dan PJJ Jordan.
h. Untuk verifikasi akhir tahun, dari setiap kas yang disimpan di Bank agar membuat perincian untuk bunga dan administrasi bank sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
Dari hasil verifikasi pada periode ini, kami menilai bahwa masih ada beberapa hal yang harus diperhatikan/diperbaiki agar pembukuan keuangan lebih baik lagi, antara lain:
a. Pembukuan/Iaporan keuangan tidak hanya sebatas penjumlahan dan pengurangan saja, tetapi kerapian dan ketertiban untuk penulisan adalah keharusan
b. Untuk setiap transaksi harus dicantumkan data pelengkapnya dan sesuai dengan bukti transaksi dan buku kas
c. Untuk transaksi sektor melalui tingkat Runggun, agar selalu di follow up sehingga transaksi tidak tertunda lama.
d. Apabila terjadi kekeliruan penulisan, harap agar digaris dua saja sehingga tidak perlu di tipe-ex atau di tempel kertas.
f. Standard operasional prosedur (SOP) yang telah disepakati agar dilaksanakan untuk periode selanjutnya
g. Penekanan akan berita acara pada saat serah terima harus jelas sehingga tidak ada masalah pada laporan keuangan seperti yang terjadi pada KA/KR Tanjung pinang dan PJJ Jordan.
h. Untuk verifikasi akhir tahun, dari setiap kas yang disimpan di Bank agar membuat perincian untuk bunga dan administrasi bank sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
C. PENUTUP
Demikianlah laporan verifikasi ini disajikan, kiranya kita bisa melaksanakan pelayanan kita dengan lebih baik lagi untuk waktu yang akan datang. Dan kami sangat menyadari bahwa dalam pelaksanaan dan juga hal pelaporan verifikasi ini, banyak hal mungkin yang tidak berkenan bagi saudara-saudari, kami memohon maaf yang sebesar-besarnya. Kiranya Tuhan senantiasa memperbaharui kita dalam pelaksanaan pelayanan ini. Tuhan Yesus memberkati.
Batu Aji , 06 Oktober 2013
Disusun oleh :
Esra Jona Tarigan (Koordinator Team)
